Document controller

A Brunel está em busca de um(a) Document Controller para atuar junto a um de nossos clientes do setor de petróleo e gás, em um contrato temporário de 9 meses (com chances de internalização). O regime de trabalho será de 40h semanais, híbrido, no escritório localizado no Rio de Janeiro (RJ).

Atividades:

• Gerenciar e manter os processos de controle de documentos da organização, garantindo que todos os documentos do projeto sejam capturados, organizados e acessíveis com precisão.
• Implementar e aplicar procedimentos e padrões de controle de documentos, garantindo a conformidade com as regulamentações do setor e as políticas organizacionais.
• Coordenar a distribuição e a recuperação de documentos, garantindo que os documentos certos estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo.
• Garantir a segurança e a confidencialidade dos documentos, implementando controles de acesso e sistemas de monitoramento para proteger informações sensíveis.
• Manter arquivos de documentos organizados e eficientes, tanto digitais quanto físicos, garantindo que todos os documentos sejam devidamente etiquetados, indexados e armazenados para fácil recuperação.
• Monitorar os fluxos de trabalho de documentos, acompanhando o status de envios, revisões e aprovações de documentos para garantir a conclusão em tempo hábil.
• Auxiliar na digitalização de documentos físicos, convertendo registros em papel em formatos digitais e integrando-os a sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos (EDMS).
• Fornecer treinamento e suporte à equipe sobre procedimentos de controle de documentos e o uso de sistemas de gerenciamento de documentos, garantindo práticas consistentes em toda a organização.
• Colaborar com as equipes de projeto e fornecedores externos para gerenciar o fluxo de documentação, garantindo que todos os documentos estejam corretos, atualizados e devidamente arquivados.
• Relatar as atividades de controle de documentos à gerência, fornecendo atualizações sobre o status do processamento de documentos e quaisquer problemas que possam surgir.

Requisitos:

• Graduação completa em gestão da informação, gestão de arquivos, biblioteconomia ou áreas correlatas.
• Certificações como Certified Records Manager (CRM), Certified Information Professional (CIP) ou Electronic Records Management (ERM) são desejáveis.
• Experiência no gerenciamento de todo o ciclo de vida do documento, incluindo criação, revisão, aprovação, distribuição e arquivamento, garantindo que todos os documentos sejam devidamente controlados e acessíveis.
• Proficiência no uso de ferramentas e softwares de controle de documentos, como SharePoint, Aconex ou Documentum, para gerenciar fluxos de trabalho de documentos, controle de versões e permissões de acesso.
• Proficiência em processos de controle de documentos, gestão de arquivos e no uso de sistemas de gestão documental (DMS).
• Experiência com implementação e manutenção de sistemas de controle de documentos para garantir o gerenciamento preciso e eficiente de documentos e registros de projetos.
• Inglês Avançado